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ERP管理软件系统上线并不是项目的终点

ERP是一个庞大的信息管理系统,在ERP实施的各个阶段中,后期运维也很重要,它是整个ERP系统长期有效运行的有力保障。


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1.引言

  ERP系统的实施同时也给企业带来巨大的风险,包括前期决策的风险、中期实施的风险以及后期运维的风险等。在国内,一度出现了“不上ERP等死,上ERP找死”的说法。我国企业信息化起步较晚,对于我国企业信息化建设,尤其是对ERP系统运维的研究还比较欠缺。


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2.运维在ERP项目中的地位

  对于ERP这样一个庞大的信息管理系统来说,上线并不意味着项目的结束,相反,保证系统运行的正常与完善却是个持续改善的过程。特别是在系统正常上线后的1~3年间,对于整个ERP系统,用户已经在一定程度上有所熟悉,他们在对自己业务认知的基础上,会依据业务的实际情况提出一些可能的改进方案。


  ERP项目是一个持续改善的过程,不管是系统实施还是系统保障,或者是系统优化、系统扩充,都必须通过项目评估、项目准备、蓝图设计、系统实现、上线准备、上线支持等6个步骤保障系统的稳定。


  ERP刚上线时的关注点是配合企业生产经营,保证系统运行正常,但在后期运维阶段,其关注点已经有所不同。这个阶段,主要是以提高业务操作效率,弥补上线实施过程的不足,满足业务需求为主要目的。


  可以这样说,已经成功完成ERP实施项目的企业,并没有达到最终的终点,只是到达ERP系统项目中的一个里程碑,更漫长的过程是后期的运维管理活动。


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3.ERP运维三阶段

  ERP项目是一个持续改善的过程,ERP系统上线后的运维管理活动主要可以分为3个阶段:

  第一阶段,系统保障阶段。在这一阶段,主要是所有ERP系统运维人员努力维持ERP系统的正常运行,解决系统的数据错误以及用户的操作失误等问题的过程。

  第二阶段,系统优化阶段。在这一阶段,ERP运维人员将配合实际的业务人员,将系统优化到符合实际业务需求的最佳状态,是一个系统优化的过程。

  第三阶段,系统扩充阶段。在这个阶段,ERP系统已经被公司员工普遍接受,随着技术和市场的变化,已经可以考虑扩充某些系统模块,以获得更好的业务效果。


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 4。ERP运维支持体系

一般来说,ERP的运维支持体系主要分为3个层次,即关键用户、内部顾问和外部顾问。

  第一层,关键用户,即与最终用户直接接触的运维人员。他们一般是各业务实体单位的业务骨干,在ERP决策与实施上线阶段与ERP实施顾问交流业务需求,接受培训,进行系统测试。他们是内部顾问和最终用户之间的桥梁,利于双方的沟通。


  第二层,内部顾问,即企业ERP系统支持中心或者是信息化中心的人员。他们从ERP项目准备开始,一直到系统上线及后期运维都全程参与,对整个ERP系统相当熟悉,属于独立的信息化支持人员。他们在关键用户和外部顾问之间起到桥梁作用,在快速学习新的知识的同时,帮助各业务单位的关键用户解决问题,并监督、指导各业务单位的业务流程。


  第三层,外部顾问,也可以称之为运维顾问,是ERP实施公司的专业技术人员。主要在宏观上提出问题的解决方案,与内部顾问一起实施业务优化的方案,指导内部顾问解决用户的问题,并实现知识转移,以及当用户对ERP有新的功能需求时,进行相应的模块开发。

  在整个运维体系中,除了上面3个层次之外,最终用户、部门领导等也应参与到运维过程中来。可以说,ERP的运维是一个企业全体员工共同参与的工作。


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5.ERP运维中的知识体现

  从ERP运维支持体系可以看出,ERP运维主要涉及的人员有3类,即ERP系统的最终用户、内部顾问及外部顾问。他们参与了ERP的前期决策、中期实施的过程,对ERP系统有比较全面的了解和掌握,所以ERP的后期运维他们也将是主要的参与者。

  分析ERP运维的过程可以发现,这个过程就是一个知识获取、知识共享、知识应用及知识创新的简单知识管理的过程。


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6.在ERP运维阶段亟待解决的问题

  在实际的ERP项目中,当ERP上线完成后,就进入了保证系统正常运行的一个持续改善的运维过程。在这个过程中,存在着大量的问题,亟待解决。


  6。1 使用人员需要加强培训

  ERP是先进的、行之有效的管理思想和方法,是借用一种新的管理模式来改造企业旧的管理模式。虽然ERP项目已经进入到运维阶段,但是系统使用人员没有转变观念,没有从根本上做到熟练掌握相应的知识,从而导致大量问题出现。要想取得ERP运维的成功,必须重视培训。


  对于ERP运维的培训,必须做到分内容、分人员、分管理层次地进行系统的培训,提升管理理念和技术技能。同时,培训还必须要有完整的培训知识库,注重培训的科学性、有效性、实用性,以及知识库的重复利用性。只有这样,才能使全体员工从观念上真正接受ERP,避免出现数据、制度不到位等问题。


  6.2 业务人员依赖性很强

  对于正常的ERP运维来说,参与运维的主要人员是来自上线ERP项目的公司内部。但在实际ERP项目的运维过程中,公司内部运维人员并没有适应整个ERP系统,还是由专业实施顾问来帮助公司内部人员去运维。公司内部人员的依赖性很强,并形成恶性循环。


  为了解决这个问题,公司内部必须增加系统维护人员,参与到日常的系统维护、报表修改、功能开发等工作中,实现知识在公司内部的有效转移,以培养自己内部的运维人员,为日后维护培养力量。同时,要指出的是,在ERP运维的过程中,有些知识的转移并不是几次培训就可以实现的,需要运维人员在实际工作中逐步总结、运用与创新。


  6。3 ERP使用过程中存在大量问题

  ERP项目的运维过程,就是一个不断解决问题、优化系统、提出新功能的过程。所以说,运维过程中出现问题是必然的,尤其是在上线初期,由于上线过程中培训力度不够、上线时导入的数据不准确以及业务人员的误操作等,都会使ERP系统出现问题,都有待运维人员去解决。


  ERP运维人员在解决问题的过程中,一方面要对解决的方案进行相应的归档整理,以便下次对相同问题的处理曰另一方面,运维人员要引导用户自己去试着解决问题,以达到野授之与渔冶的效果,从总体上提高企业信息化水平。


  6.4 运维知识需要管理

  ERP系统的运维过程,不只是为了解决问题而解决问题,关键还在于对运维知识的管理,建立运维知识库,体现运维知识的价值。在实际的运维过程中经常会发现,业务人员提出的问题,大部分都属于重复问题,问题总结人员没有复核,只是简单地罗列,没有起到部门信息化人员的作用。而对于问题已经解答的,也没有去落实相关的责任、任务,更谈不上对问题进行总结归纳和进行知识沉淀。



  公司业务人员在使用ERP系统时存在依赖性,有时提出的都是日常小问题,在提高个人学习能力之后,都是可以自行解决的。但是他们却直接把这些问题提交给运维人员,也就无法实现对知识的鉴别、获取、应用、共享和创新,增加了运维的难度,也不能顺应企业信息化的要求,在以后的运维工作中要逐渐加以解决。


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7.结束语

  ERP系统的后期运维关系到ERP功能的长期、有效实现,对于ERP运维的研究,有助于增强企业的ERP运维意识及对ERP系统的管理能力,提高企业ERP项目实施的成功率,提高企业的信息化水平。

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